Eine halbe Stunde Papierkram. Wer sie auslässt, riskiert bis 500 000 Franken

Illustration: Leitgrad. Quellen: TJPG Art. 41 und 43, Regulierungsfolgenabschätzung Büro BASS

Die Rechnung sieht amtlich aus. Ein Firmenname, ein Register, ein Betrag. Wer sie bezahlt, kauft einen Eintrag in einem privaten Verzeichnis.

Im Juli warnte die SRF-Sendung «Espresso» vor genau solchen Schreiben einer Firma aus Ostermundigen. Sie gingen an KMU, die gerade neu im Handelsregister standen oder dort etwas geändert hatten. Die Sendung rät, solche Rechnungen nicht zu bezahlen.

Diese Zielgruppe ist jetzt grösser geworden. Seit dem 1. Oktober müssen rund 500 000 Schweizer Firmen ein neues Register füllen. Es heisst Transparenzregister, es gehört dem Bund, und es kostet nichts. Das Bundesamt für Justiz schreibt es auf seiner Startseite gleich selbst dazu: Wer für die Meldung bezahlen soll, befindet sich nicht auf einer offiziellen Seite des Bundes.

Wem gehört Ihre Firma? Der Bund will es jetzt schriftlich

Das Gesetz fragt nicht nach dem Verwaltungsrat. Es fragt nach der Person dahinter. Gemeldet wird jede natürliche Person, die die Gesellschaft letztlich kontrolliert, direkt oder über andere Firmen, mit mindestens 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmen, allein oder in Absprache mit anderen. Oder «auf andere Weise», etwa über Verträge, schreibt das Bundesamt für Justiz in seinen Fragen und Antworten.

Ein Beispiel aus derselben Quelle: Firma A gehört ganz der Firma B. An B sind Person 1 mit 30 und Person 2 mit 70 Prozent beteiligt. Gemeldet wird Person 2, und zwar mit 100 Prozent. Die Kette wird verfolgt, bis ein Mensch am Ende steht.

Findet sich niemand, der die Schwelle erreicht, meldet die Firma das oberste Mitglied ihres leitenden Organs. So steht es in Art. 4 des TJPG. Meldepflichtig sind AG, GmbH, Genossenschaften und einige Anlageformen, dazu ausländische Gesellschaften mit Zweigniederlassung oder Grundstücken in der Schweiz. Ausgenommen sind kotierte Firmen, Pensionskassen, Vereine und Stiftungen. Einzelfirmen und Kollektivgesellschaften stehen nicht auf der Liste des Gesetzes, weil sie keine juristischen Personen sind.

Wie viele das trifft, zeigt die Regulierungsfolgenabschätzung, die das Büro BASS 2023 für den Bund erstellt hat: 249 268 GmbH, 236 408 Aktiengesellschaften und 8245 Genossenschaften standen damals im Handelsregister, inaktive eingeschlossen. Zusammen rund eine halbe Million.

Die Frist, die früher kommt, als man denkt

Auf dem Papier haben die meisten KMU Zeit bis ins Frühjahr. Die Frist hängt an der Revisionsart. Eine typische GmbH ohne ordentliche Revision muss bis am 1. April 2027 gemeldet haben, eine AG ohne ordentliche Revision bis am 1. März, so die Bundesverwaltung. Für Firmen mit ordentlicher Revision ist es früher: der 1. Januar für die AG und der 1. Februar für GmbH und Genossenschaften, rechnen Grant Thornton und Plattform J aus Art. 51 des Gesetzes.

Stehen alle wirtschaftlich Berechtigten bereits als Gesellschafter oder Organ im Handelsregister, gilt eine längere Frist bis Oktober 2028.

Dann kommt ein Haken. Die erste Änderung im Handelsregister nach dem 1. Oktober 2026 setzt eine eigene Frist in Gang: einen Monat ab der Publikation im Handelsamtsblatt. Ein Umzug. Ein neues Verwaltungsratsmitglied. Eine neue Zeichnungsberechtigung. Das Handelsregisteramt Zug formuliert es nüchtern: Meldung «innerhalb eines Monats nach der ersten Handelsregistermutation nach Inkrafttreten des Gesetzes». Wer im November den Sitz verlegt, hat also nur einen Monat ab der Publikation im SHAB, nicht bis April.

Eine halbe Stunde Arbeit, ein paar Tage Post

Der Aufwand ist klein. Für eine kleine Familien-AG im vereinfachten Verfahren rechnet die Folgenabschätzung mit 16 Minuten und 16.95 Franken, für eine GmbH mit vier Gesellschaftern mit 44 Minuten und 46.65 Franken. Der Bundesrat sprach in der Botschaft von «etwa 20 Minuten» für die erste Meldung bei einfacher Struktur. Für die ganze Wirtschaft schätzt die Studie 18 bis 29 Millionen Franken im ersten Jahr.

Gemeldet wird über EasyGov mit einem persönlichen AGOV-Login. Das Konto wird mit der Unternehmens-Identifikationsnummer verbunden. Dann kommt ein Vollmachtsbrief per Post an den Firmensitz, den die Zeichnungsberechtigten unterschreiben. Das dauert laut Bundesamt «in der Regel einige Tage». Wer am letzten Tag der Frist beginnt, ist zu spät.

Ein Treuhänder darf melden, mit eigenem Login und für mehrere Firmen. Die Verantwortung bleibt trotzdem beim obersten Mitglied des leitenden Organs, bei der AG also in der Regel beim Präsidenten des Verwaltungsrats.

Im Pilotversuch seit Mitte Juni testeten rund 2500 Unternehmen die Meldung. Die Rückmeldungen seien «überwiegend positiv», schreibt das Bundesamt zum Betriebsstart.

Gratis melden, teuer vergessen

Die Eintragung, jede Änderung, die Löschung und die Bestätigung kosten nichts, so Art. 41 des Gesetzes. Geld kosten erst Mahnungen, Aufforderungen, Verfügungen und Registerauszüge, dazu kann die Kontrollstelle Verfahrenskosten verlangen. Zum Vergleich: In Deutschland zahlen Firmen für ihr Transparenzregister eine Jahresgebühr, seit 2024 sind es 19.80 Euro, zeigt die Übersicht von steuerschroeder.de.

Der Bussenrahmen dagegen ist hoch. Wer seine Meldepflicht vorsätzlich verletzt oder der Kontrollstelle falsche Angaben macht, riskiert eine Busse bis 500 000 Franken (Art. 43). Wer eine rechtskräftige Verfügung der Kontrollstelle vorsätzlich missachtet, bis 100 000 Franken (Art. 44). Bei wiederholten Verstössen kann die Kontrollstelle die Mitwirkungs- und Vermögensrechte eines Gesellschafters suspendieren. Als letztes Mittel kann sie eine Firma ohne Geschäftstätigkeit auflösen lassen.

Öffentlich ist das Register nicht. Konkurrenz, Medien und Nachbarn sehen nichts. Einsicht haben die Kontrollstelle, Polizei und Strafverfolgung, die Steuerbehörden für Strafverfahren und internationale Amtshilfe, dazu Banken, andere Finanzintermediäre und Berater nach dem Geldwäschereigesetz für ihre Sorgfaltspflichten. Ab April 2027 müssen diese Unterschiede zwischen ihren Unterlagen und dem Register melden. Ein fehlender oder falscher Eintrag kann also bei der Hausbank auffallen.

Warum die Schweiz das jetzt macht

Die Schweiz war eines der letzten Länder Europas ohne ein solches Instrument, sagt Transparency International Schweiz in der Luzerner Zeitung. Die internationale Arbeitsgruppe gegen Geldwäscherei GAFI hatte die Schweizer Regeln zur Transparenz von Firmen 2016 nur als «moderat wirksam» eingestuft. Die nächste Länderprüfung folgt 2027 und 2028. Der Starttermin erlaube «die Bewertung der Wirksamkeit dieser Massnahmen», schrieb der Bundesrat am 12. Juni.

Für ehrliche Firmen ist das Register vor allem eine Formalität mit Datum. Wer sie früh erledigt, hat sie vom Tisch, bevor die nächste Rechnung kommt, die amtlich aussieht.

Häufige Fragen

Wer muss sich im Transparenzregister eintragen?

Aktiengesellschaften, GmbH, Genossenschaften und einige Anlageformen wie SICAV, dazu ausländische Gesellschaften mit Zweigniederlassung oder Grundstücken in der Schweiz. Ausgenommen sind unter anderem kotierte Firmen, Pensionskassen, Vereine und Stiftungen. Gemeldet werden die natürlichen Personen, die die Firma mit mindestens 25 Prozent oder auf andere Weise kontrollieren.

Bis wann muss eine GmbH das Transparenzregister ausfüllen?

Eine GmbH ohne ordentliche Revision bis am 1. April 2027, eine GmbH mit ordentlicher Revision bis am 1. Februar 2027. Wird vorher erstmals etwas im Handelsregister geändert, etwa Sitz oder Geschäftsführung, muss sie innert eines Monats nach der Publikation im SHAB melden.

Kostet der Eintrag ins Transparenzregister etwas?

Nein. Eintragung, Änderung, Löschung und Bestätigung sind gebührenfrei. Gebühren fallen nur für Mahnungen, Aufforderungen, Verfügungen und Registerauszüge an, dazu können Verfahrenskosten kommen. Wer für die Meldung selbst Geld verlangt, ist kein Angebot des Bundes.

Sie lesen Leitgrad öfter? Bei Google als bevorzugte Quelle markieren