Die 37-Prozent-Regel: Wann Sie aufhören sollten, Bewerbungen zu lesen

Im Februar 1960 stellte Martin Gardner in seiner Kolumne «Mathematical Games» im Scientific American ein Rätsel vor, das bis heute Forscher beschäftigt. Man bekommt Zahlen nacheinander gezeigt, weiss nicht, wie gross sie werden, und muss bei einer stoppen. Zurückblättern ist verboten. Die Auflösung folgte im März. In einer Fachzeitschrift löste das Problem 1961 als Erster der britische Statistiker Dennis Lindley.

Bekannt wurde es als Sekretärinnenproblem, weil es meist als Personalsuche erzählt wird. Eine Stelle, eine Reihe von Bewerbenden, nach jedem Gespräch fällt ein Entscheid. Wer absagt, bekommt die Person nicht zurück. Wer zusagt, beendet die Suche. Genau so fühlt sich Rekrutierung in einem KMU an, wenn die gute Kandidatin parallel mit zwei anderen Firmen spricht.

Was sagt die 37-Prozent-Regel genau?

Die beste Strategie hat zwei Phasen. In der ersten schauen Sie sich rund 37 Prozent der Bewerbenden an und stellen niemanden ein. Sie lernen nur, wie gut das Feld ist. In der zweiten nehmen Sie die erste Person, die besser ist als alle, die Sie bisher gesehen haben. Die Zahl ist kein Zufall: 37 Prozent entsprechen 1 geteilt durch die eulersche Zahl e, also rund 0,368. Der Mathematiker Thomas Ferguson fasste 1989 in der Fachzeitschrift Statistical Science zusammen: Mit dieser Regel findet man die beste Person in rund 37 Prozent der Fälle.

Das klingt bescheiden, ist es aber nicht. Bei 1000 Optionen trifft der Zufall die beste nur in 0,1 Prozent der Fälle, wie der Scientific American vorrechnet. Die Regel schafft fast 37 Prozent, und zwar unabhängig davon, ob 20 oder 1000 Bewerbungen vorliegen. Bei 30 Dossiers heisst das: die ersten 11 lesen, vergleichen, absagen. Ab Nummer 12 zugreifen, sobald jemand alle Vorgänger schlägt.

Warum greifen die meisten zu früh zu?

Die Theorie ist das eine, das Verhalten das andere. Die Forscher Darryl Seale und Amnon Rapoport liessen 1997 Versuchspersonen genau dieses Spiel spielen. Sie hörten früher auf, als die optimale Regel es verlangt. Eine Studie von Bearden, Rapoport und Murphy in der Fachzeitschrift Management Science bestätigte das 2006 in zwei Experimenten.

Die Erklärung passt in jede Personalabteilung. Eine Schätzaufgabe deutet darauf hin, dass die Versuchspersonen die Qualität der frühen Bewerbenden überschätzten und jene unterschätzten, die sie noch nicht gesehen hatten. Im Alltag kommt Druck dazu. Die Stelle ist offen, das Team trägt die Mehrarbeit, die Kandidatin hat ein zweites Angebot. Wer dann bei Dossier fünf von dreissig zusagt, entscheidet nicht unbedingt falsch, aber auf dünner Grundlage.

In der Schweiz ist dieser Druck real. Das Bundesamt für Statistik meldete für das zweite Quartal 2026 2,7 Prozent mehr offene Stellen als ein Jahr zuvor und eine schwierigere Suche nach Fachkräften. Warum mehr Bewerbungen nicht automatisch bessere bedeuten, haben wir im Beitrag Mehr Arbeitslose, mehr offene Stellen eingeordnet.

Wann gilt die Regel für ein KMU nicht?

Das klassische Modell rechnet mit Annahmen, die im Betrieb selten stimmen. Drei Abweichungen verschieben die Schwelle, und alle drei sind gut erforscht.

Kandidaten sagen ab. M. H. Smith zeigte 1975 im Journal of Applied Probability: Nimmt nur jede zweite Person ein Angebot an, sinkt die optimale Lernphase auf 25 Prozent. Die Chance auf die Beste liegt dann ebenfalls bei 25 Prozent. Wer in einem engen Markt sucht, muss also früher zugreifen.

«Gut genug» reicht. Wer mit der besten oder der zweitbesten Person zufrieden ist, kommt auf eine Erfolgschance von gut 57 Prozent, wie eine Übersicht von 2023 zusammenfasst. Die Lernphase wird kürzer.

Sie kennen den Massstab. Das klassische Problem vergleicht nur Ränge. Wer dagegen einen festen Punkteraster hat und weiss, wie die Punkte im Markt verteilt sind, findet nach Gilbert und Mosteller (1966), wie Ferguson zusammenfasst, die beste Person mit mindestens 58 Prozent Wahrscheinlichkeit. Ein sauberes Raster mit Erfahrungswerten aus früheren Rekrutierungen bringt Sie diesem Fall näher als jede Faustregel.

Eine vierte Grenze ist rechtlich. Im Modell sind Abgelehnte für immer weg, im Leben könnte man anrufen. Doch der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte hält fest: Nach Abschluss des Verfahrens sind die Unterlagen abgelehnter Bewerbender zurückzugeben, Kopien sind grundsätzlich zu vernichten. Mit Zustimmung der Person dürfen Sie das Dossier bis zu einem im Voraus festgelegten Datum aufbewahren. Wer sich die Rückfrage offenhalten will, fragt also früh um Einwilligung.

Wie setzen Sie die Regel in der nächsten Rekrutierung ein?

1. Zahl festlegen. Schätzen Sie vor dem Inserat, wie viele Dossiers Sie realistisch prüfen. Bei 30 Bewerbungen umfasst die Lernphase rund 11.
2. Raster vor dem ersten Dossier. Drei bis fünf Kriterien mit Punkten, schriftlich. Je klarer der Massstab, desto weniger hängen Sie an der Reihenfolge.
3. Lernphase ehrlich nutzen. Die ersten Dossiers nicht nur aussortieren, sondern notieren, wo die Messlatte liegt. Das schützt vor dem Überschätzen der ersten Kandidaten.
4. Schwelle senken, wenn der Markt eng ist. Sagen erfahrungsgemäss viele ab, greifen Sie früher zu, eher nach einem Viertel als nach gut einem Drittel.
5. Einwilligung einholen. Fragen Sie starke Abgelehnte, ob Sie das Dossier bis zu einem festen Datum behalten dürfen. Dann bleibt der Rückruf eine Option.

Die Regel ersetzt kein Urteil. Sie zwingt aber zu einer Frage, die viele Chefs nie stellen: Habe ich schon genug gesehen, um zu wissen, was gut ist? Wie Ranglisten unser Urteil über Menschen verzerren, zeigt auch unser Beitrag «Warum Chefs Leute aus kleinen Teams vorziehen».

Häufige Fragen

Was ist das Sekretärinnenproblem?

Ein Problem der Wahrscheinlichkeitsrechnung: Kandidaten erscheinen nacheinander, nach jedem muss sofort entschieden werden, Abgelehnte kommen nicht zurück. Gesucht ist die Regel, die am häufigsten die beste Person liefert.

Funktioniert die Regel auch bei wenigen Bewerbungen?

Als Faustregel ja. Der Anteil von rund 37 Prozent bleibt ungefähr gleich. Bei 30 Dossiers lesen Sie die ersten 11 nur zum Vergleich.

Was passiert, wenn die Beste schon in der Lernphase war?

Dann schlägt sie später niemand mehr, und die Regel endet beim letzten Dossier. Das ist der Preis: In knapp zwei von drei Fällen liefert sie nicht die Beste.

Darf ich abgelehnte Bewerbungen aufbewahren?

Nur mit Zustimmung der Person und bis zu einem im Voraus festgelegten Datum. Sonst sind Unterlagen zurückzugeben und Kopien grundsätzlich zu vernichten, so der EDÖB.

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Zum Mitnehmen

1. Erst lernen, dann wählen. Rund 37 Prozent der Dossiers nur ansehen, dann die erste Person nehmen, die alle schlägt.
2. Der Mensch drückt zu früh ab. Experimente zeigen: Wir hören zu früh auf und überschätzen vermutlich frühe Kandidaten.
3. Ein Raster schlägt die Faustregel. Wer Punkte vergibt und weiss, wie sie im Markt verteilt sind, findet die Beste mit mindestens 58 Prozent Wahrscheinlichkeit.

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